مواضيع إدارة منوعة - القيادي المتألق

[القيادي المتألق]

هناك 6 طرق لإفشال الإجتماعات ويجب تلافي المشكلات لنجاح الإجتماعات .

1 – استقبال المكالمات الهاتفية أثناء الإجتماع ( فهي تفسد الجلسة مهما كانت جودة التخطيط لها ، وهي لا تشوش فقط على الشخص المطلوب وإنما أيضاً على جميع الحاضرين ) .

2 – تشجيع المتحدثين على استخدام أسلوب المحاضرة الذي ينجح فيه بعض الأساتذة ، وبذلك لن يضيع الوقت في استخلاص الأفكار من الموجودين ( وهذه طريقة ناجحة جداً لجعل الجميع – عدا المتحدث – يشعرون بأنهم لا قيمة لهم ) .

3 – عدم استخدام الرسوم الإيضاحية أو الجداول البيانية أو أي من الوسائل البصرية الأخرى ( هذه الوسائل لا تتوافق مع أولئك الذين يعتمدون على السماع فقط في أداء كل شيء ويجدون صعوبة في استخدام أكثر من حاسة واحدة في وقت واحد ) .

4 – عدم السماح للمشاركين بأن يوضحوا ما يهمهم ، استمر في عملك غير مبال بآرائهم والتزم بجدول أعمال جامد كأنه قالب من فولاذ .

5- تشجيع الأحاديث الجانبية بين الموجودين ( وقد تكون شيقة جداً لمن يتجاذبون أطراف الحديث ، ولكنها نادراً ما تكون مفيدة لغيرهم ) .

6 – مناقشة الحلول أولاً ثم الحقائق فيما بعد عند حل أية مشكلة قد تنشأ ( وهذا يزيد من فرص تبني أول حل يظهر بدون النظر في الإمكانات ، بل قد يجعلك تتجاوز الحقائق غير المرغوبة التي لا تناسب حلك المفضل ) .

[القيادي المتألق]

1 – أَنهِ على الفور أو ألغ الاجتماعات الغير ضرورية .

2 – قم دائماً بتحضير جدول الأعمال .
وزع هذا الجدول مقدماً وأحضر معك نسخاً إضافية .

3 – حدد وقت الاجتماع ومدته .
إبدأ الاجتماع في الوقت المحدد وأنهه في الوقت المحدد .

4 – لا تدعُ إلى الاجتماع إلا من كان حضورهم ضرورياً .

5 – ضع كراسي غير مريحة في غرف الاجتماع .

6 – قم في بداية الاجتماع بحصر النتائج المتوقعة من هذا الاجتماع بتعابير محددة واضحة .
لا تسمح بالانحراف عن هذه النتائج .

7 – كن مستعداً للاجتماع وحفز الآخرين على فعل نفس الشيء .

8 – إبدأ بالعمل فوراً .
قلل قدر الامكان المحادثات التمهيدية التي تبدأ عادة لكسر الجليد .

9 – دع المناقشات تستمر على نفس الخط المرسوم .
دع المجتمعين يجدون حلولاً للأسئلة المطروحة قبل الانتقال إلى مواضيع أخرى ، وشجعهم على أن يستفيدوا من أفكار بعضهم البعض .

10 – في الجلسات الطويلة أعط استراحة لمدة عشر دقائق كل تسعين دقيقة .
إن الوقت الذي قد توفره بعدم إعطائك إستراحة سيضيع أكثر منه نتيجة لانخفاض التركيز والإنتاجية .

[القيادي المتألق]

المثبطات هي الظروف السلبية المحيطة بمهام العمل ، والتي تنتقص من حماس العامل وفعاليته ، الخطوة الأولى لبناء منظمة الحفز الفعال هي تطهير المنظمة من الإحباط النفسي ، ومن ثم من تثبيط الهمم ، نادراً ما تنشأ المثبطات عن الأخطاء الواضحة للمنظمة ، ولكنها تنبع مع الممارسات المعتادة ذات الأثر السلبي على حماس العاملين حين لا تجد هذه الممارسات من يلاحظها أو يدرك هول عواقبها .

المثبطات الشائعة : 1 – الصراع ذو الطابع السياسي :
فلماذا ترهق نفسك في العمل إذا كانت المداهنة والنفاق والتزلف ( مسح الجوخ ) وليس الكفاءة ، هي السبيل إلى الفوز والارتقاء الوظيفي ؟

2 – التوقعات غير الواضحة :
فلا يمكن أن تضغط على العاملين لزيادة السرعة مهما كانت النتائج ، ثم تطالبهم بالحرص على الجودة وعدم ارتكاب الأخطاء المكلفة .

3 – التشتت :
فبرامج التطوير المتعاقبة والمتناقضة التي لا تضرب في تربة المؤسسة جذوراً ممتدة هي أمر خطير ، فليس المهم أن تنفذ المؤسسة إلى جوهر التطوير ، بل أن ينفذ التطوير إلى جوهر المؤسسة .

4 – التصميم الرديء للعمليات :
إذا جزأت العملية إلى خطوات مملة ومتكررة فسوف يفيض العاملون ضجراً وخذلانا .

5 – الرفض المستمر :
لمدمني الرفض في أعلى السلم الإداري قدرة هائلة على وأد روح المبادرة والإبداع .

6 – القواعد غير الضرورية :
لا تمنع الكلام كمثال إذا لم يكن ضاراً بمستوى الأداء .

7 – المنافسة الداخلية السلبية :
المنافسة غير الإيجابية بين أقسام الشركة المختلفة أو بين عامليها قد تؤدي إلى إيجاد جو عدائي بغيض .

8 – التعتيم وحجب المعلومات :
سوء الظن وعدم الثقة بالعاملين ، وإخفاء الحقيقة من الأخطاء الإدارية القاتلة والتي تتعارض مع المواجهة والإدارة على المكشوف .

9 – الاجتماعات العبثية وغير الهادفة :
إجبارك للعاملين على حضور لقاءات عديمة الجدوى لن يقود إلى زيادة كفاءتهم حين يعودون للعمل .

10 – أتح للعاملين الوقت للتدريب :
العودة السريعة بالعاملين إلى العمل الرسمي توحي لهم بأن ما يعملونه – أو ما تعملوه ، ليس بالأهمية التي تستوجب الحرص والإتقان .

11 – التخطيط الذاتي للتدريب :
ترفع مشاركة للعاملين في اتخاذ قرارات التدريب من حماستهم لضمان فعاليته ونجاحه .

وعلى سبيل المثال يمكن أن يقيم العاملون مهاراتهم بمساعدة استبيان للتقييم الذاتي ، ثم يشتركون مع المشرفين في وضع خطتهم السنوية للتدريب .

[القيادي المتألق]

إن من أهم أسباب النجاح في الحياة إجادة صنع القرارات واتخاذها في الوقت المناسب في أي جانب من جوانب الحياة المختلفة ، سواء في تعاملك مع نفسك أو في تعاملك مع غيرك وكثير من الناس يعملون ، ويجتهدون ثم في لحظة حاسمة من مراحل عملهم يحتاجون لقرار صائب حاسم لكنهم بترددهم وعدم إقدامهم على اتخاذ ذلك القرار أو بسبب عدم معرفتهم وتأهلهم لاتخاذ القرار يضيعون عملهم السابق كله وربَّما ضاعت منهم فرص لن تتكرر لهم مرة أخرى .

و هناك عدد من الخطوات التي يسلكها الإنسان ليصـل إلى صنع القرار ، و هي : -
1- جمع المعلومات الكاملة والصحيحة عن الموضوع الذي يحتاج إلى اتخاذ قرار فيه ، إذ أن محاولة اتخاذ القرار مع نقص المعلومات عنه أو مع عدم صحتها سيؤدي إلى اتخاذ قرار خاطيء وبالتالي ستكون النتائج سيئة وغير صحيحة .
فمثلاً طالب نجح من الثانوية وله رغبة في التسجيل في قسم من أقسـام الجامعة ولكنه محتار في أي الأقسـام يسجل فالواجب عليه أن يجمع المعلومات اللازمة عن كل قسم من حيث عدد الساعات فيه ونظام الدراسة و المواد والمناهج التي تدّرس فيه والأعمال التي يُمكن أن يمارسـها المتخرج مـن كل قسم و شـــروط القـبول في كل قسـم.

2 - حصـــر و تحــديد الخــيارات الممكــنة و المـــتاحـة بنـاءً عـلى المعلومــات المـتوافرة عن الموضــــوع ، ففي المـثال الســابق نفترض أن الأقســام المــتاحة للـــطالب خمـسة أقســـام ، و بعد جمـــع المـــعلومات عــن الأقســـام المخــتلفة اسـتقر أمامه ثلاثة خــيارات هي التي تصـــلح لـــه و يجــد في نفسـه اســــتعداد للدراســـة فيهــا و يتوقــع أن يحـقق نجــاحاً في الأعـــــــمال الخــاصة بهــا بعد التخــرج و إن كانت شـــروط القـــــــبول في قســــمين آخـــرين مـــــــتوفرة فــيه .

3 - ترجــــيح الأفضــــل مـن الخــيارات الممــكنة و المـــــتاحة ، فمــــثلاً في المـــثال الســـابق تبين أن الخـــيارات الممــكنة هـي ثلاثة أقســــــام لا غـير و لكــنه بالترجــــيح بينهــا ترجـح لـديه أحـد الأقســـــام إمَّا لطبيعـــة الدراســـة فـيه و إمَّـــا لمدتهـــا و إمَّـــا لنوعــية العمل الذي يمارســـه بعــد التخرج و إمَّـــا لــهذه الأمور مجتمعة جـــميعها ، و بالــتالي اســتقر رأيه أن يســـجل في قســـم كــذا .

4 - إذا احــــتار في الترجـــيح و لـم يظهــر لــه أولــــوية لأحـــد الخــــــيارات ، فــــعليه بالاســــتخارة الشـــــرعية ثم الاســـــتشارة لأهــــل الخـــــبرة في ذلك .

5 - تنفيذ القرار : بعد الخطـــوات السابقة يكون الإنسان قد اتخذ قراره وحدد خياره ولم يبق عليه إلاَّ تنفيذ القرار وهو ثمرة لكل ما سبق وبدونه لايُمكن أن يكون لها قيمة والتنفيذ قد يكون ممن اتخذ القرار ، وقد يكون من اختصاص أو صلاحيات شخص أو جهة أخرى كما أن جميع المعلومات ودراسة الخيارات قد يكون من جهة اتخاذ القرار وقد يكون من جهة استشارية أخرى توفر كل ذلك لمن يريد أن يتخذ القرار .
وفي مثالنا السابق تنفيذ القرار هو إجراءات التسجيل في القسم الذي وقع عليه الاختيار ، وذلك بمعرفة مواعيد التسجيل والأوراق المطلوبة والاختبارات والمقابلات التي لابد من اجتيازها والجهة التي يتم التقديم لها ومكانها وتنفيذ ذلك أولاً بأول ومتابعته حتى يتم التسجيل ، ويبدأ الطالب الدراسة في القسم الذي وقع عليه اختياره .

[القيادي المتألق]

العميل على حق.. هكذا يقول الجميع. فمن هو العميل. ولماذا هو على حق؟ ولماذا يسعى الجميع إلى إرضائه؟

هنا نورِد كلمة العميل بمعناها في عالم الاقتصاد وليش في عالم السياسة. فالعميل أو الزبون أو المستهلك أو المعتَمِد هي أسماء لأفراد أو مؤسسات تستلم معلومات أو بيانات أو خدمات أو موارد بأنواعها المختلفة من مصدر خارجي. وهي الكلمة المعاكسة لكلمة مورّد أو مصَدِّر.

هذا العميل يُكِنّ له جميع أرباب العمل اهتماما خاصا ويعرفون مدى أهميته لنجاح أعمالهم، وهو المفتاح الحقيقي للوصول إلى الازدهار والثروة. وبعض المؤسسات ترى أن العميل هو العمود الفقري لبقائها واستمرارها ونجاحها كذلك، وترى أنه من الضروري على كل فرد من أفرادها أن يدرك أن راتبه لم يكن ليأتي لولا وجود العميل. فهي تضع على سبيل المثال ملاحظة بهذا المعنى على الإيصال الخاص بدفع رواتب موظفيها.

رأيت بعض المؤسسات تضع شعارا في كتيباتها التي توزعها على موظفيها ساعة التحاقهم بالخدمة. يقول الشعار "إن الأولوية الأهم لدينا هي تقديم الخدمة المتميزة لعملائنا" ثم تضيف " استخدم أفضل رأي لديك في كل مناسبة" نفهم مما تقدم أن هذه المؤسسة تضع أهمية بالغة للاهتمام بالعميل لأنه حجر الأساس واللبنة القوية ببقائها. وهي كذلك تعطي موظفيها تفويضا مفتوحا ليستخدم أفضل رأي لديه في كل مناسبة وحالة لمساعدة العميل وإرضاءه.

إذن ما هي السبل التي تساعد المؤسسة على إرضاء العميل وإبقائه متصلا بالمؤسسة؟ وكيف تستطيع المؤسسات المحافظة على هذا العميل؟

ترى بعض المؤسسات وخاصة المؤسسات المتصفة بالجودة أن جميع موظفيها يشكلون سلسلة متصلة يعتمد كل واحد منهم على الآخر لتقديم الخدمة المتميزة التي ستصل أخيرا إلى العميل النهائي. هذه السلسلة من الموظفين أو العاملين يكون كل واحد منهم عميلا ثم مورّدا ثم عميلا مورّدا وهكذا إلى أن تصل الخدمة أو يصل المنتج إلى العميل النهائي.

كيف يكون ذلك؟ عندما يستلم الموظف البيانات أو المعلومات أو الخدمات أو المواد والتي نطلق عليه ا"واردات" من موظف أو عامل آخر فإنه يكون عميلا. يقوم هذا العميل بإدخال تحسين على الواردات أو إعادة تشكيلها ثم "تصديرها" إلى موظف آخر، فيصبح هذا الموظف "مورّدا" بعد أن كان عميلا، ويكون الموظف الذي استلم "الواردات" عميلا وهكذا سلسلة مترابطة يعتمد كل واحد منهم على الآخر حتى تصل الخدمة أو المنتج إلى العميل النهائي خارج المؤسسة.

هذا العميل النهائي الذي يستفيد من الخدمة أو المنتج لا يعرف كثيرا عن الأعمال التي تمت داخل المؤسسة حتى وصلت إليه الخدمة أو المنتج. لكنه وبدون شك يريد خدمة أو منتجا يتصف بالصفات التالية:

1- يؤدي ما يرغب فيه العميل.
2- تسليم المنتج أو الخدمة في الوقت المناسب والمكان المناسب.
3- أن يكون المنتج جاهزا للاستعمال.
4- أن تكون الخدمة أو المنتج يمتاز بسعر معقول.
مما ذُكر أعلاه، نرى أن العلاقة بين المورّد والعميل علاقة متميزة يحرص فيها المورّد على أمور متعددة تضمن له علاقة دائمة مع العميل، وهذه العلاقة يجب أن تتصف بالصفات التالية:

1- أن يثق كل منهم بالآخر.
2- أن يتفاهما حول كيفية العمل معا.
3- أن يقدم المورّد البدائل للعميل في حالة تعطل الخدمة أو المنتج.
وحتى يتمكن المورّد من التقريب بينه وبين العميل، فإننا ننصحه أن يسأل العميل الأسئلة الثلاثة التالية:

1- ماذا تحتاج مني؟ وهنا أرى أنه ليس من حق العميل أن يقول: هذاليش من اختصاصك. إن مثل هذا السؤال سيمكّن المورّد من تقديم الخدمة أو المنتج الذي يحتاجه العميل.
2- ماذا تفعل بما أقدمه أو أعطيه إليك؟ وهذا سيمكّن المورّد من معرفة احتياجات العميل فيعمل على تطوير الخدمة أو المنتج ليتلاءم مع احتياجات العميل.
3- هل هناك أي فجوات أو نواقص بين ما أقدمه لك وما تحتاج إليه؟ إن الجواب على هذا السؤال سيمكّن المورّد من العمل الدؤوب لتطوير المنتج أو الخدمة لتتلاءم مع متطلبات العميل. كما أن المورّد سيتمكن من إيجاد البدائل إذا فَشِلَ المُـنْـتَج من تقديم العمل الذي صُـنع من أجله.

[جوووكندا]

ههههههههه طريقه حلوه لتفشيل الاجتماعات

شكرا اخوي القيادي المتألق
..